クロスメディア・コミュニケーションズ株式会社 Crossmedia Communications, Inc.

少し前にネットのソーシャルニュースで話題になっていたネタです。
私のブログを読んでくださる多くのビジネス系の方はあまりご存知がないか
と思い転載しました。

以下の文章、パッと見て高速に読もうとすると、読めてしまうと思い
ます。
しかし一語一語たどると文章になっていないんですね。

どうして読めるのかは文章が説明しています。
こんちには みさなん おんげき ですか？　わしたは げんき です。
この ぶんょしう は いりぎす の ケブンッリジ だがいく の けゅきんう の けっか
にんんげ は もじ を にしんき する とき その さしいょ と さいご の もさじえ あいてっれば
じばんゅん は めくちちゃゃ でも ちんゃと よめる という けゅきんう に もづいとて
わざと もじの じんばゅん を いかれえて あまりす。
どでうす？　ちんゃと よゃちめう でしょ？
ちんゃと よためら はのんう よしろく



これ、元々は英語のものだったようですが、英語もまた、同様なのです。

Aoccdrnig to a rscheearch at Cmabrigde Uinervtisy, it deosn't mttaer
in waht oredr the ltteers in a wrod are, the olny iprmoetnt tihng is taht
the frist and lsat ltteer be at the rghit pclae. The rset can be a toatl
mses and you can sitll raed it wouthit porbelm. Tihs is bcuseae the
huamn mnid deos not raed ervey lteter by istlef, but the wrod as a wlohe.


参照記事：
http://www.itmedia.co.jp/news/articles/0905/08/news021.html


この仕組みをうまく利用すれば、検索エンジンに引っかからない文章を
人に伝えることができますね。
暗号やセキュリティ無しに特定の人にしか伝わらない文章を伝えるために、
人間の脳の力を利用するというのは面白いです。

処理能力やキャパシティはコンピュータの方が高いですが、まだまだ人間の
脳の可能性も可能性がいっぱいありますね。

でもそんなことを言うとこのようなあいまいな文章も形態素分析みたいな
技術で解析されてしまうかもしれませんね。いたちごっこですかね。

仕事柄、さまざまなビジネス文書を取り扱います。

印刷されたワード文書、パワーポイントの提案書、エクセルの見積書に留ま
らず、ＰＤＦや電子メールなど、電子的な文書も数多くあります。

それらは大手の企業であっても共通であることが珍しく、請求書などの管理
文書を除くと、部署をまたげばテンプレートもデザインもばらばら、という場合
が少なくありません。
端的に言えば、いくつかの顕著な問題がそこに介在しています。

１．
会社のロゴや正式社名が書かれていない。正式な書類か判断できない。

２．
製作者、担当者の部署、肩書き、名前が無い。

３．
制作発行日、改訂日の表示が無い。

４．
改訂バージョン表示が無い。

５．
文書の性質（機密や取り扱い制限）の記述が無い。

６．
デザインフォーマットがバラバラ。もしくは存在しない。
現在、ビジネス文書はネット、ＦＡＸ、郵送、など、さまざまな方法で送付され
ますが、これでは受け取った人がどのように扱えばよいのか、もしくは信用
すればよいか判断に困る場合が多いのです。


ビジネス文書のフォーマット化というのは、大雑把に言うと、３つの目的があ
ります。それぞれに対する簡単な対策を併記しておきます。

１．
一人歩き（人手に渡ったり、コピーされたり）したとき、どのようなステータスの
ものか、わからなくならないようにする。

対策：
－社名、ロゴタイプを定位置に必ず明示する
－製作者、組織、肩書きなどを明示する
－発行日、改訂バージョン情報を明記する

２．
どのように保管、あるいは管理すべきか取り扱い方がわかる。

対策：
要は「社外秘」か「部門秘」か、「社外に出しても良いが著作権は自社にある」
かを明示する、ということです。

「社外秘」の場合は英文では「Company name, Strictly private」、日本語では
「○○株式会社　社外機密文書　　社外への配布、持ち出し、転送を禁じます」
というような表示を良く見受けます。

「部門秘」の場合は英文では「Marketing Group Internal use only」、日本語で
は「マーケティング部外への配布、持ち出し、転送を禁じます」というような表示
になります。

「著作権のみの表示」の場合は「Copyright : OOOO Corporation」となります。

これらにより、あやまって外部配布されたり、シュレッドされずにゴミ箱に捨てら
れる、などの事故が発生しにくくなるとおもいます。

３．
検索性と管理性を持たせ、再利用しやすくする。

対策：
電子データの場合、ファイルネームのつけ方、格納方法やフォルダーの標準化
などを行います。
ある企業ではイントラネットのデータサーバー内にある文書全てに日付のフラグ
をたて、一年経過したものについて登録者が保存か破棄かの判断をする、とい
う仕組みを作っていました。

イントラネットの文書共有が進まない理由の大きな要因に
「誰がいつ作ったものか、最新の情報か不明なため利用できない」
というものが有ります。

管理面でもこのようなことが起きない工夫が必要になります。

以下は弊社で使っているパワーポイントフォーマットの一部です。
全てのページのフッターに、ページ番号、発行日、取り扱い種別、社名ロゴが
明記されています。
１ページだけをコピーされ、文書が一人歩きしても問題ありません。
提案書の場合はフッターにＵＲＬや電話番号など、コンタクトできる情報を加える
場合も有ります。
メールであれば、久米信行さんの「メール道」にも詳しいですが、的確な電子署
名（フッター）が非常に有効です。
お付き合いのなかで、大企業の方ほどメールのフッター（電子署名）が徹底して
いない所を良く見受け、びっくりします。
営業（のみならず）さまざまなビジネスのご縁や機会を逃さないためには重要な
ポイントです。

思うままに書きましたが、多少でもご参考になれば幸いです。

イントラネットの開発やＶＩ（ビジュアルアイデンティティ：ロゴの開発）の仕事を
承ると、実はそれらツールの問題に限らず、このような文書管理の徹底が業務
や企業コミュニケーションの品質を左右することに気がつき、仕組みづくりを仰せ
つかることが少なくありません。
「どうすればいいの？」という課題があればお気軽にお問い合わせください。

イントラネットの開発やＶＩ（ビジュアルアイデンティティ：ロゴの開発）の仕事を
承ると、実はそれらツールの問題に限らず、このような文書管理の徹底が業務
や企業コミュニケーションの品質を左右することに気がつき、仕組みづくりを仰せ
つかることが少なくありません。
「どうすればいいの？」という課題があればお気軽にお問い合わせください。

先週の中頃にウェブサイトをリニューアルし、それに伴いサーバー環境を
増強しました。
多少ＤＮＳのルーティングがなじむまで軽い障害は出ましたが、それも
翌日には落ち着きました。

そしてこの間の週末の連休にオフィスのレイアウトチェンジと整理を行い、
その間ネットワークを暫時全て落としてたときの恥ずかしいお話をします。
机を移動する前にまず、ＤＮＳサーバーやデータサーバー、ＮＡＳなどを
シャットダウン。次にスイッチングハブ、モデムを落とす。
机の移動や棚の整理など、力仕事を3時間ほどこなし、ではネットワークの
復旧を、とそれぞれの電気を入れてもネットがつながりません。
ＬＡＮ上のサーバーは見られるのですが、外に出て行けない。。。。
ＰＩＮＧを飛ばしてもスイッチングハブどまり。
会社の中のネットワークは基本的に何も変えていないので、機器が飛んだ
のか？と軽くめまいがしました。

2時間ぐらいＬＡＮケーブルを変えたり色々なことを試し、最後に回線を借り
ているケーブルテレビのサポートセンターに電話しました。

なるほど。
以下のような「正確な」プロセスが必要だったようです。

１．
全ての電源を落とした状態から始める。

２．
モデムの電源を入れ、表示ランプが安定するまで待つ。

３．
スイッチングハブの電源を入れ、表示ランプが安定するまで待つ。

４．
支配下にある全てのハブの電源を入れる。

５．
クライアントマシンの電源を入れる。

要はＩＰアドレスの受け渡しがスムーズになるように電源を入れた機器
の安定を待たないといけなかったようなのです。
僕は闇雲に電源を入れて悩んでいたんですね。

書くのは恥ずかしいのですが、長年やっていてこんな「コツ」が要ることも
知りませんでした。

サラリーマン時代、フランスのニースまでＬＡＮケーブル持って東京とのＦ
ＴＰルートを設置に行ったのが20年近く前なのに、いまだにこんなことで
はまります。。。あまり成長がないですね。

ＩＰの設定などはともかく、機器ぐらいはもう少し「つなげば通る」ような
ものになってくれても良いなあ、と恨み節がでました。
ひょっとしてうちの機器が古く、世の中はもっとレガシーフリーのものに
なっているのでしょうか？

勉強したくなかったけど、勉強になりました。

元々は海外のアイディアで
参加者の平均人件費Ｘ参加人数Ｘ時間＝会議のコスト
を割り出し、コスト感覚を養おう、というウェブアプリケーション
があったのですが、

あっという間にその日本版ができ、「Idea ＊ Idea」で紹介され
ていました。



さすが日本版は細やか。
「その会議おいくら？」

月給換算で役職別にインプットできますし、時間の経過とともに価格が
上がっていきます。

きっと会議室の脇にみんなが見えるようにディスプレイを立てたり、別の
プロジェクターで照射しても良いですね。

まあ「Idea ＊ Idea」でも書かれていますが、始終こんなの見ていたら
気になって却って生産性は落ちてしまうかもしれません。

でも、大事なのは（特に広報やコミュニケーションに関わる担当者は）
自分の仕事の単価を知っておくことや自分の活動の生産性、もしくは
成果を定量的なデータ（一番端的なのは金額＝コスト）で捉えておく
ことです。

企業Ｗｅｂやイントラ、社内報なども、関わる人間の人件費も含めて総
開発運営コストを捉えると、占める印刷費の少なさに愕然とするばかり
か、経営者視点に立つと「トータルコスト（大半が人件費）から考え直そ
うかなあ」と思えるのがよく理解できるはずです。

脅かすつもりはありませんが、このようなコスト意識をしっかり持って
コミュニケーション・プロジェクトに関われば、コミュニケーターは
ビジネスに即した具体的な達成目標やその優先度をつけることも楽に
なるのです。

会議の生産性を向上させる方法は色々とあるのですが、試しに、遊びの
つもりでこんなツールを一度使ってみるのも面白いのではないでしょうか。

この「経営者会報ブログ」は【明大生との毎週一問百答】という機会があり、
社会人と学生との交換書簡のようなことができるブログになっています。

今週の質問は以下のようなものでした。


＜質問＞－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－

就職活動をきっかけに日経新聞を読むようになったのですが、
「みんな読んでいるから」ぐらいの気持ちで読んでいるので、
目的を持って読めるようになりたいと思っています。

経営者のみなさまは、どのようなところに注目して読んでいますか？
また、何分くらい時間をかけて読んでいますか？
そもそも、読む必要があるのでしょうか？

教えていただけたら幸いです。

　　　　　　　　　　　　　(明治大学商学部　小室翔吾さん)
>－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－

私も元々は広報でメディアリレーションをやっていましたので、現役時
代は

日本経済新聞
日経産業新聞
日本工業新聞
日刊工業新聞
電波新聞
朝日新聞

の６紙を読んで（チェックして）いました。
もちろん自社の活動に即した視点で斜め読みですが、慣れてくると「必要
な情報」が効率よく拾えるようになってきます。
なので、新聞の読み方としては「まんべんなく」ではなく、たとえば「環境
問題」とか「雇用問題」とか、テーマを絞って見たり、クリッピング（切り抜
き）を作ったりするとより頭に残るようになります。

皆さんのようにスマートな「インターネット世代」であれば、

「それならわざわざ新聞紙を読まなくてもニュースサイトに特定の興味の
あるジャンルやキーワードでＲＳＳフィードを受けて情報を得れば効率的で
よいではないか」

と思われるはずです。

しかしニュースソースとしてネットニュース（特にＲＳＳ配信）と紙の新聞と
の一番大きな違いは何か？というと

「新聞は興味のない情報も目に入る」

ということなのです。

興味を絞って見るから逆に興味のない情報が目に付く。
「へぇ～この商品はこんな売り方しているのか」
などという引き出しが考え方の柔軟性につながるのだと思います。

私自身も一時はＲＳＳリーダーで興味のあるニュースのフィードを受け、
携帯で通勤時に読んだりしていましたが、却って画一的で義務感にとらわれ
やめてしまいました。
情報は吸収したいという欲求がないと頭に入ってこないようです。

日本経済新聞の話に戻りますが、基本的には日経は「社会面」も「スポー
ツ欄」もある「一般紙」だと思います。もし就職を念頭に色々な産業分野
の研究をしたいというのであれば、ページごとに産業分野を区切っている
「日経産業新聞」は読みやすく、記事も一歩深く踏み込んでいるので面白
いですよ。

ご参考になれば幸いです。