大きくする 標準 小さくする

«前の記事へ 次の記事へ»


ビジネス文書のフォーマット化

投稿日時:2009/08/07(金) 11:33rss

仕事柄、さまざまなビジネス文書を取り扱います。

印刷されたワード文書、パワーポイントの提案書、エクセルの見積書に留ま
らず、PDFや電子メールなど、電子的な文書も数多くあります。

それらは大手の企業であっても共通であることが珍しく、請求書などの管理
文書を除くと、部署をまたげばテンプレートもデザインもばらばら、という場合
が少なくありません。
端的に言えば、いくつかの顕著な問題がそこに介在しています。

1.
会社のロゴや正式社名が書かれていない。正式な書類か判断できない。

2.
製作者、担当者の部署、肩書き、名前が無い。

3.
制作発行日、改訂日の表示が無い。

4.
改訂バージョン表示が無い。

5.
文書の性質(機密や取り扱い制限)の記述が無い。

6.
デザインフォーマットがバラバラ。もしくは存在しない。
現在、ビジネス文書はネット、FAX、郵送、など、さまざまな方法で送付され
ますが、これでは受け取った人がどのように扱えばよいのか、もしくは信用
すればよいか判断に困る場合が多いのです。


ビジネス文書のフォーマット化というのは、大雑把に言うと、3つの目的があ
ります。それぞれに対する簡単な対策を併記しておきます。

1.
一人歩き(人手に渡ったり、コピーされたり)したとき、どのようなステータスの
ものか、わからなくならないようにする。

対策:
-社名、ロゴタイプを定位置に必ず明示する
-製作者、組織、肩書きなどを明示する
-発行日、改訂バージョン情報を明記する

2.
どのように保管、あるいは管理すべきか取り扱い方がわかる。

対策:
要は「社外秘」か「部門秘」か、「社外に出しても良いが著作権は自社にある」
かを明示する、ということです。

「社外秘」の場合は英文では「Company name, Strictly private」、日本語では
「○○株式会社 社外機密文書  社外への配布、持ち出し、転送を禁じます」
というような表示を良く見受けます。

「部門秘」の場合は英文では「Marketing Group Internal use only」、日本語で
は「マーケティング部外への配布、持ち出し、転送を禁じます」というような表示
になります。

「著作権のみの表示」の場合は「Copyright : OOOO Corporation」となります。

これらにより、あやまって外部配布されたり、シュレッドされずにゴミ箱に捨てら
れる、などの事故が発生しにくくなるとおもいます。

3.
検索性と管理性を持たせ、再利用しやすくする。

対策:
電子データの場合、ファイルネームのつけ方、格納方法やフォルダーの標準化
などを行います。
ある企業ではイントラネットのデータサーバー内にある文書全てに日付のフラグ
をたて、一年経過したものについて登録者が保存か破棄かの判断をする、とい
う仕組みを作っていました。

イントラネットの文書共有が進まない理由の大きな要因に
「誰がいつ作ったものか、最新の情報か不明なため利用できない」
というものが有ります。

管理面でもこのようなことが起きない工夫が必要になります。

以下は弊社で使っているパワーポイントフォーマットの一部です。
全てのページのフッターに、ページ番号、発行日、取り扱い種別、社名ロゴが
明記されています。
1ページだけをコピーされ、文書が一人歩きしても問題ありません。
提案書の場合はフッターにURLや電話番号など、コンタクトできる情報を加える
場合も有ります。
メールであれば、久米信行さんの「メール道」にも詳しいですが、的確な電子署
名(フッター)が非常に有効です。
お付き合いのなかで、大企業の方ほどメールのフッター(電子署名)が徹底して
いない所を良く見受け、びっくりします。
営業(のみならず)さまざまなビジネスのご縁や機会を逃さないためには重要な
ポイントです。

思うままに書きましたが、多少でもご参考になれば幸いです。

イントラネットの開発やVI(ビジュアルアイデンティティ:ロゴの開発)の仕事を
承ると、実はそれらツールの問題に限らず、このような文書管理の徹底が業務
や企業コミュニケーションの品質を左右することに気がつき、仕組みづくりを仰せ
つかることが少なくありません。
「どうすればいいの?」という課題があればお気軽にお問い合わせください。

イントラネットの開発やVI(ビジュアルアイデンティティ:ロゴの開発)の仕事を
承ると、実はそれらツールの問題に限らず、このような文書管理の徹底が業務
や企業コミュニケーションの品質を左右することに気がつき、仕組みづくりを仰せ
つかることが少なくありません。
「どうすればいいの?」という課題があればお気軽にお問い合わせください。

format

トラックバック一覧

コメント


はじめまして。突然のコメント。失礼しました。
グッチ サングラス http://www.guccifactorystore.com/%E3%82%B0%E3%83%83%E3%83%81-%E3%82%B5%E3%83%B3%E3%82%B0%E3%83%A9%E3%82%B9-c-27.html

Posted by グッチ サングラス at 2012/11/08 01:31:19 PASS:
名前:
Eメールアドレス:
コメント:
ファイル

画像の英字5文字を入力して下さい。:
パスワード:

会社概要

1999年2月創業。 ビジネスにおけるインターネット活用経験は日本のインターネットの発展の変遷とほぼ同期しており、豊富な経験を有する。 主宰者は企業広報から自己啓発でWEBマスターになった経験から、今後オンラインを中心とした企業コミュニケーションが重要になるとの思いで独立、創業した。...

詳細へ

個人プロフィール

美術大学デザイン科を卒業後、12年間工業デザイナーを勤める。当時勤めていた外資系メーカーで本社出張を重ねるうち、本社の親組織で行っている「コーポレートコミュニケーション」の役割と重要性に魅了され、セルフリストラして広報部に社内転職。自ら部門を超越した「コーポレートコミュニケーション」を実践する...

詳細へ

最近の記事

このブログの記事タイトル一覧(583)


<<  2020年8月  >>
            1
2 3 4 5 6 7 8
9 10 11 12 13 14 15
16 17 18 19 20 21 22
23 24 25 26 27 28 29
30 31          

コメント一覧

最新トラックバック

  • ブラウン ニゾ スーパー 8カメラ 561 from CRAFTS DESIGN
    ( Braun Nizo Super 8 Camera 561 ) 各要素が絶妙なバランスで配置されています。「デザイン」と言うものの美しさを改めて感じる瞬間。 無駄が削ぎ落とされた配置の美学。 ドイツの電気器具メーカー「ブラウン(Braun)」の子会社だった、「ニゾ(Nizo)」による8ミリカメラです。クラシカルでヴィンテージな香り満載です。 ブラウンは、ドイツのモダンインダストリアルデザイン、また機能性と技術の融合と密接な関わりなど、現代のプロダクトデザインに大きな影響を及ぼしてきたメーカーです…
  • フェラガモ アウトレット from フェラガモ アウトレット
    50万円のパソコン用キーボード! - クロスメディア・コミュニケーションズ 代表取締役 雨宮和弘
  • mbt mens shoes from mbt mens shoes
    企業広報誌 - クロスメディア・コミュニケーションズ 代表取締役 雨宮和弘
  • Air Jordan?1 from Air Jordan?1
    企業広報誌 - クロスメディア・コミュニケーションズ 代表取締役 雨宮和弘
  • Chanel Perfume from Chanel Perfume
    企業広報誌 - クロスメディア・コミュニケーションズ 代表取締役 雨宮和弘